纸张：选择一张足够大的空白纸张，如A4纸或更大尺寸的纸张，以便清晰展示座位分布。

绘图工具：准备好铅笔、橡皮擦、直尺等绘图工具，如果需要更清晰的线条，也可以使用黑色中性笔或其他标记笔。

确定比例和尺寸

根据实际情况，确定合适的比例来绘制谈判桌和座位，可以将纸张的长度代表谈判桌的实际长度，宽度代表谈判桌的实际宽度，以此类推，谈判桌的长度和宽度可以按照实际尺寸缩小一定比例绘制，如1:10或1:20。

绘制谈判桌

- 在纸张的中心位置，使用铅笔和直尺绘制一个矩形，代表谈判桌，矩形的长度和宽度根据你确定的尺寸绘制，确保比例合适，如果谈判桌实际长度为6米，宽度为2米，按照1:20的比例绘制，那么在纸上谈判桌的长度应为30厘米（6米÷20），宽度应为10厘米（2米÷20）。

- 用黑色中性笔或其他标记笔描摹矩形的边框，使其更加清晰可见。

标注方位

- 在谈判桌的上方或下方，标注出“北”“南”“东”“西”四个方位，以明确座位的相对位置，这可以帮助观看者更好地理解座位分布的方向。

划分座位区域

根据谈判的参与方（主方和客方）以及人数，将谈判桌周围划分为不同的座位区域，常见的划分方式有相对而坐和交叉而坐两种，下面分别介绍这两种方式下的座位分布绘制方法：

相对而坐的座位分布（适合较为正式、严肃的谈判场合）

主方座位区域：在谈判桌的一侧，通常为靠近门口或窗户的一侧，均匀地划分出若干个座位区域，每个座位区域可以用一个小矩形表示，如果主方有4人参加谈判，就在这一侧画出4个小矩形，作为主方人员的座位。

客方座位区域：在谈判桌的另一侧，与主方座位区域相对应，同样均匀地划分出若干个座位区域，如果客方也有4人参加谈判，就在这一侧画出4个小矩形，作为客方人员的座位。

- 为了使座位分布更加清晰，可以用不同的线条或颜色来区分主方和客方的座位区域，用实线框表示主方座位区域，用虚线框表示客方座位区域。

交叉而坐的座位分布（适合较为友好、轻松的谈判场合）

主方座位区域：沿着谈判桌的一侧，从一端开始，依次划分出若干个座位区域，每个座位区域用一个小矩形表示，如果主方有3人参加谈判，就在这一侧从一端开始画出3个小矩形。

客方座位区域：从谈判桌的另一侧开始，与主方座位区域交叉排列，依次划分出若干个座位区域，如果客方也有3人参加谈判，就在这一侧从另一端开始画出3个小矩形，这样，主方和客方人员将面对面交叉而坐。

- 同样，可以用不同的线条或颜色来区分主方和客方的座位区域。

标注座位信息

- 在每个座位区域内，可以标注座位编号，如“主方1号”“客方2号”等，以方便识别不同人员的座位位置。

- 如果需要标注特定人员的身份或职务，可以在相应的座位旁边简要注明，如“主方首席代表”“客方财务负责人”等。

添加细节和注释

- 根据需要，可以在座位分布图上添加一些其他细节，如摆放桌椅的方向、是否有投影仪或屏幕等设备及其位置等。

- 在图纸的空白处，可以写上一些注释，说明该座位分布图的一些特殊情况或注意事项，如“此座位分布适用于本次重要的商务谈判”“双方人员应按照此座位安排就座”等。

检查和完善

- 仔细检查座位分布图的准确性和完整性，包括座位数量、位置、标注等信息是否正确无误。

- 根据需要对图形进行进一步的美化和修饰，使其更加清晰、美观。