纸张:选择一张足够大的空白纸张,如A4纸或更大尺寸的纸张,以便清晰展示座位分布。
绘图工具:准备好铅笔、橡皮擦、直尺等绘图工具,如果需要更清晰的线条,也可以使用黑色中性笔或其他标记笔。
确定比例和尺寸
根据实际情况,确定合适的比例来绘制谈判桌和座位,可以将纸张的长度代表谈判桌的实际长度,宽度代表谈判桌的实际宽度,以此类推,谈判桌的长度和宽度可以按照实际尺寸缩小一定比例绘制,如1:10或1:20。
绘制谈判桌
- 在纸张的中心位置,使用铅笔和直尺绘制一个矩形,代表谈判桌,矩形的长度和宽度根据你确定的尺寸绘制,确保比例合适,如果谈判桌实际长度为6米,宽度为2米,按照1:20的比例绘制,那么在纸上谈判桌的长度应为30厘米(6米÷20),宽度应为10厘米(2米÷20)。
- 用黑色中性笔或其他标记笔描摹矩形的边框,使其更加清晰可见。
标注方位
- 在谈判桌的上方或下方,标注出“北”“南”“东”“西”四个方位,以明确座位的相对位置,这可以帮助观看者更好地理解座位分布的方向。
划分座位区域
根据谈判的参与方(主方和客方)以及人数,将谈判桌周围划分为不同的座位区域,常见的划分方式有相对而坐和交叉而坐两种,下面分别介绍这两种方式下的座位分布绘制方法:
相对而坐的座位分布(适合较为正式、严肃的谈判场合)
主方座位区域:在谈判桌的一侧,通常为靠近门口或窗户的一侧,均匀地划分出若干个座位区域,每个座位区域可以用一个小矩形表示,如果主方有4人参加谈判,就在这一侧画出4个小矩形,作为主方人员的座位。
客方座位区域:在谈判桌的另一侧,与主方座位区域相对应,同样均匀地划分出若干个座位区域,如果客方也有4人参加谈判,就在这一侧画出4个小矩形,作为客方人员的座位。
- 为了使座位分布更加清晰,可以用不同的线条或颜色来区分主方和客方的座位区域,用实线框表示主方座位区域,用虚线框表示客方座位区域。
交叉而坐的座位分布(适合较为友好、轻松的谈判场合)
主方座位区域:沿着谈判桌的一侧,从一端开始,依次划分出若干个座位区域,每个座位区域用一个小矩形表示,如果主方有3人参加谈判,就在这一侧从一端开始画出3个小矩形。
客方座位区域:从谈判桌的另一侧开始,与主方座位区域交叉排列,依次划分出若干个座位区域,如果客方也有3人参加谈判,就在这一侧从另一端开始画出3个小矩形,这样,主方和客方人员将面对面交叉而坐。
- 同样,可以用不同的线条或颜色来区分主方和客方的座位区域。
标注座位信息
- 在每个座位区域内,可以标注座位编号,如“主方1号”“客方2号”等,以方便识别不同人员的座位位置。
- 如果需要标注特定人员的身份或职务,可以在相应的座位旁边简要注明,如“主方首席代表”“客方财务负责人”等。
添加细节和注释
- 根据需要,可以在座位分布图上添加一些其他细节,如摆放桌椅的方向、是否有投影仪或屏幕等设备及其位置等。
- 在图纸的空白处,可以写上一些注释,说明该座位分布图的一些特殊情况或注意事项,如“此座位分布适用于本次重要的商务谈判”“双方人员应按照此座位安排就座”等。
检查和完善
- 仔细检查座位分布图的准确性和完整性,包括座位数量、位置、标注等信息是否正确无误。
- 根据需要对图形进行进一步的美化和修饰,使其更加清晰、美观。